Comment structurer une équipe recrutement ?

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Comment structurer un service recrutement ?

homme tenant un compte-rendu d'entretien

Selon une enquête de Robert Half, 71% des recruteurs ont déjà recruté le mauvais candidat. Ces erreurs de casting ont eu pour effet une baisse de productivité et de moral, ainsi que des coûts supplémentaires. Faut-il donc demander à un seul recruteur de prendre en charge tout le processus de recrutement ? Ou spécialiser plusieurs personnes pour un même recrutement ? Quelle structure adopter en fonction de votre entreprise et de ses problématiques ? Dans cet article, découvrez nos conseils pour structurer votre équipe recrutement afin d’obtenir de meilleurs résultats et réduire le turn-over.

Comprendre votre entreprise et ses problématiques

La première chose à faire, avant de vous lancer dans une restructuration de votre équipe recrutement, est de connaître votre entreprise et ses problématiques. Parmi celles-ci, posez-vous la question du volume de personne à recruter, et de l’attraction de votre organisation. Ces deux facteurs sont déterminants quant à votre future structure et taille d’équipe.

Premièrement, le volume de recrutement sur le court et moyen terme doit être clair. Vous ne pouvez pas constituer une team efficace si vous n’êtes pas conscients de cette donnée. Cette logistique va être un des deux facteurs principaux qu’il va falloir que vous preniez en compte pour choisir la future structure de votre équipe de recrutement.

La capacité de l’entreprise à attirer des candidats est le second grand facteur à étudier. En effet, si l’organisation attire, que ce soit des candidats qui correspondent à vos recherches ou non, vous aurez moins de difficultés à recruter. De ce fait, vous aurez besoin de moins d’efforts en termes de recherche de candidats. Aussi, si votre entreprise n’attire que très peu de monde, vous devrez redoubler d’inventivité pour rendre votre entreprise attractive. Si vous avez peu de retours annonces, vous devrez également mettre l’accent sur le sourcing. A noter que la rémunération et les avantages en nature sont des facteurs d’attractivité importants mais que ce ne sont pas les seuls.

Equipe recrutement : Les modèles de structure

Vous avez un fort volume de recrutement et une forte capacité à attirer des candidats

Si vous avez un fort besoin en recrutement ainsi qu’une grande capacité à attirer des candidats, l’organisation de vos équipes va devoir gérer un fort volume de candidatures, étant donné le nombre d’offres d’emploi. Il est donc indispensable que votre équipe de recrutement soit opérationnelle quant au tri de celles-ci. Il est également intéressant de mieux rédiger vos annonces lorsque vous êtes dans ce cas : une annonce mieux rédigée attirera moins les candidats que vous ne souhaitez pas toucher, et ainsi diminuer le nombre de candidatures.

Les recruteurs doivent donc être formés et capables de traiter ce fort afflux de candidatures, pour détecter rapidement les bons profils, qui correspondent à l’offre. Il n’y a pas de temps à perdre avec des entretiens superflus, qui auraient pu être évité si l’étude de candidatures avait été plus soutenu.

Ainsi, une équipe de recruteurs et de coordinateurs de recrutement peut être une structure qui va particulièrement bien fonctionner dans ce cas de figure. En effet, pendant que les recruteurs s’occupent du processus de recrutement, accès surtout sur les entretiens et la détection de bons CV, les coordinateurs de recrutement peuvent s’occuper de toute la logistique, la prise de rendez-vous, la gestion des agendas, etc. Ce poste va permettre d’orchestrer le processus, afin d’éviter d’optimiser le temps, ainsi que prendre en charge une partie du suivi des candidats, et leur faire potentiellement des retours s’ils sont refusés.

Vous avez un fort volume de recrutement, mais une faible capacité à attirer des candidats

C’est sûrement le cas de figure le plus complexe à gérer. En effet, une entreprise qui a beaucoup de postes à pourvoir, mais qui n’attirent pas spécialement les candidats, aura beaucoup de mal à combler ces offres d’emploi. La quantité d’effort à déployer est donc énorme.
Le sourcing va être un élément décisif quant aux futurs recrutements de votre entreprise. Les recruteurs vont devoir aller chercher eux même les candidats, il est donc indispensable que ce personnel soit en capacité de rechercher et d’identifier les profils qui pourraient correspondre aux offres d’emploi.
De plus, si votre entreprise n’attire pas de candidats, il y a probablement un problème de notoriété et/ou de marque employeur. En effet, si vous cherchez à attirer des profils qui ne vous connaissent pas ou vous connaissent mal, recruter va être compliqué. Ainsi, il est important d’écouter ces profils, les comprendre et savoir exactement ce qu’ils recherchent. Ces attentes doivent être comblées par des éléments concrets, afin de les convaincre de rejoindre votre entreprise.

Ainsi, dans ce cas de figure, du personnel spécialisé uniquement dans le sourcing est donc conseillé, en plus des recruteurs. Les sourceurs vont pouvoir rechercher, identifier et engager dans le processus de recrutement des candidats qui correspondent à vos attentes. Les recruteurs vont pouvoir ensuite traiter ces profils, les recevoir en entretien, et continuer le processus s’ils correspondent à l’offre d’emploi. Il faut que l’équipe ait une organisation rigoureuse, afin de ne perdre aucun candidat potentiel, et de maximiser les chances de recrutement. Les sourceurs sont donc les premiers en contact avec les profils, ils sont donc chargés de séduire les candidats pour les faire rentrer dans le processus.

Vous avez un faible volume de recrutement, mais une forte capacité à attirer des candidats

Si vous êtes dans ce cas de figure, Bingo ! C’est sûrement le cas le plus facile à gérer. Avec un faible volume de recrutement et une forte capacité à attirer des candidats, vous pouvez vous permettre de choisir rigoureusement vos nouvelles recrues : vous avez le choix, alors prenez le meilleur ! Cependant, ne pensez pas que cette situation ne mérite aucune organisation, et que la perte de temps est autorisée.

Premièrement, assurez-vous que vos équipes ont bien compris le ou les postes pour lesquels ils doivent recruter, afin de ne pas déployer des efforts inutiles. Ensuite, la sélection et l’évaluation des candidats doivent être également rigoureuses. Il serait d’autant plus dommage de faire une erreur de recrutement lorsque vous êtes dans ce cas de figure.

En termes de structure, c’est le cas de figure dans lequel vous pouvez vous faire plaisir. Une ou plusieurs personnes peuvent s’occuper de tout le processus de recrutement de A à Z : de la rédaction de l’annonce à l’intégration des nouveaux collaborateurs.

Vous avez un faible volume de recrutement et une faible capacité à attirer des candidats.

Comme la situation avec un fort volume de recrutement, ce cas de figure nécessite d’aller chercher les candidats par vous-même. En revanche, étant donné que vous avez un faible volume de recrutement, il sera donc plus facile de combler vos besoins humains.

Le sourcing des candidats est donc primordial. Cependant, il n’est peut-être pas nécessaire d’avoir des recruteurs à part entière : le sourceur peut se charger du sourcing, et les managers peuvent gérer les entretiens. Une autre structure serait d’avoir des recruteurs complets, qui se chargent absolument de tout : du sourcing à la signature du contrat.

La cooptation, l’approche directe ou les annonces sont autant de méthodes qui vont permettre aux sourceurs de trouver des candidats pertinents. Ainsi, privilégiez des experts en sourcing en priorité, ou des recruteurs complets.

Gérer le besoin de profils diversifiés

La recherche de profils très diversifiés va bien évidemment impacter la structure de votre équipe de recrutement. Pour cela, en plus des structures présentées ci-dessus, il vous suffit d’établir précisément les profils que vous recherchez.

Ainsi, en fonction de vos constats, vous allez pouvoir appliquer les structures vues précédemment à chaque famille de métier : plusieurs pôles vont donc naturellement se créer avec des organisations et des structures différentes en fonction des problématiques. A noter qu’il n’est pas nécessaire de spécialiser les recruteurs dans un même pôle. Cette solution devient intéressante lorsque vous dépassez un quota d’offres d’emploi assez important.

Chez NEXTGEN RH, nous appliquons cette méthode : les chargés de recrutement et les sourceurs sont spécialisés dans une seule famille de métier, afin d’offrir une qualité de recherche, de sélection et d’entretien optimale.

Pour conclure, même si vous ne vous reconnaissez pas parmi ces 4 modèles type, il convient d’adapter votre structure en fonction de vos besoins. Ecoutez et observez votre équipe de recrutement, afin de détecter les problématiques et leurs besoins. Privilégiez des recruteurs polyvalents, qui vont pouvoir s’adapter en fonction des modifications de structure à venir.

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