Répondre à une prise de références en tant qu’ancien manager
16 décembre 2025
Vous avez aimé cet article ? Partagez-le :
La prise de références est une étape décisive dans un processus de recrutement, mais elle place l’ancien manager face à un défi délicat. D’un côté, il y a l’envie d’aider un ancien collaborateur à décrocher une nouvelle opportunité. De l’autre, la nécessité de rester objectif, professionnel et conforme aux exigences légales. En 2025, 91% des recruteurs intègrent systématiquement ou occasionnellement cette pratique dans leur processus d’embauche (HelloWork, 2017). Un chiffre qui souligne son importance croissante sur le marché du travail. Savoir répondre à une prise de référence devient donc une compétence clé, autant pour le candidat que pour votre propre crédibilité en tant que manager.
Pourtant, cette démarche n’est pas sans risque. Une réponse trop vague peut sembler peu engageante, tandis qu’un commentaire maladroit ou subjectif expose à des conséquences juridiques ou relationnelles. Alors, comment formuler un retour à la fois honnête, constructif et respectueux du cadre légal ? Comment transformer cette obligation en opportunité pour renforcer votre image de manager bienveillant et professionnel ?
Que vous soyez contacté par téléphone, par mail ou via un formulaire, nous vous donnons les clés pour structurer votre réponse afin qu’elle soit utile au recruteur, juste pour le candidat et protectrice pour votre entreprise. D’autant que, dans un contexte où les erreurs de recrutement peuvent coûter jusqu’à trois fois le salaire annuel du poste concerné, votre retour d’expérience peut faire la différence.
En France, la prise de références est strictement encadrée par le Code du travail et le RGPD. Un ancien manager n’est pas obligé de répondre à une demande de référence, mais s’il le fait, il doit se limiter aux informations professionnelles : compétences, missions, résultats concrets et datés. Toute divulgation d’informations personnelle (santé, vie privée, opinions subjectives) est interdite et expose à des sanctions pour non-respect de la vie privée.
Le consentement écrit du candidat est une condition préalable indispensable. Sans son accord explicite, vous ne pouvez légalement communiquer aucune information à un recruteur. Cette règle vise à protéger les droits du salarié, tout en permettant aux employeurs de vérifier l’authenticité des parcours professionnels. Pensez à demander une preuve de cet accord avant tout échange, même informel.
Une réponse maladroite peut avoir de graves conséquences. Diffamer un ancien collaborateur, même de manière indirecte, peut entraîner des poursuites pour atteinte à la réputation ou diffamation. À l’inverse, un refus systématique de répondre peut nuire à votre réputation ou à celle de votre entreprise, surtout dans les secteurs où les réseaux professionnels sont serrés.
L’équilibre réside dans une communication factuelle, neutre et bienveillante. Par exemple, évitez les formulations comme « Il était difficile à manager » et préférez : « Son intégration a nécessité un accompagnement renforcé lors de ses premiers mois, avec des progrès notables par la suite. » Cette approche protège à la fois le candidat, votre entreprise et votre propre crédibilité.
Votre réponse doit refléter votre professionnalisme et votre neutralité. Même si votre expérience avec le candidat a été mitigée, formulez des critiques constructives, toujours basées sur des faits. Par exemple : « Sur la gestion des priorités, il a parfois eu besoin de rappels, mais il a su s’adapter grâce à un plan d’action personnalisé. »
En cas de doute, recentrez la discussion sur les aptitudes professionnelles et évitez les jugements de valeur. Pour rappel, votre objectif n’est pas de vendre ni de dénigrer le candidat, mais de fournir un retour utile et équilibré au recruteur.
Avant de répondre à une prise de références, une préparation méthodique est essentielle pour éviter les erreurs et garantir une communication professionnelle. Pensez à vérifier systématiquement le consentement écrit du candidat. Sans cette autorisation, nous vous rappelons que vous ne pouvez légalement partager aucune information, même anodine. Ce consentement doit être clair, daté et couvrir spécifiquement la prise de références en cours.
Ensuite, plongez-vous dans le dossier professionnel du collaborateur. Relisez sa fiche de poste, ses évaluations annuelles, ainsi que les retours d’équipe ou les comptes-rendus de projets auxquelles il a participé. Ces documents vous fourniront des exemples concrets à citer, ce qui renforcera la crédibilité de vos propos.
Prenez également le temps de lister les questions types posées par les recruteurs. Par exemple :
Cette préparation vous permettra de répondre avec précision et confiance, sans risque d’improvisation ou d’oubli. Si le candidat vous a fourni des éléments pour orienter votre réponse (ex : « Mon ancien manager peut parler de mon rôle dans le projet X. »), intégrez-les de manière naturelle.
Enfin, si la demande concerne un poste précis, renseignez-vous sur les compétences clés recherchées par le nouveau recruteur. Cela vous aidera à adapter vos exemples pour qu’ils soient pertinents et utiles.
Que la prise de références se fasse par téléphone, par mail ou via un formulaire en ligne, une structure claire est indispensable pour transmettre une image professionnelle et organisée à votre interlocuteur.
« Mme Martin a occupé le poste de Chef de projet digital au sein de mon équipe, de janvier 2023 à juin 2025. Cette période a été marquée par le lancement de notre nouvelle plateforme e-commerce, un projet stratégique pour notre entreprise impliquant une refonte totale de l’expérience utilisateur et une migration technique vers un système plus performant. Son rôle était central : elle coordonnait une équipe de 4 développeurs, 2 designers UX/UI et un responsable marketing. ».
Ensuite, articulez votre réponse en trois temps :
Ici, privilégiez les faits mesurables et les comportements observables.
« Elle a piloté avec succès le déploiement de la plateforme en avance de 3 semaines sur le planning initial, tout en maintenant un budget maîtrisé. Elle a su fédérer les retours des équipes métiers et techniques pour livrer une solution alignée sur les attentes clients. Par exemple, elle a mis en place des ateliers hebdomadaires de co-conception, ce qui a permis de réduire de 40% les demandes de corrections en phase finale. Ses compétences en gestion d’équipe et en résolution de conflits ont été saluées par l’ensemble des parties prenantes. »
Si vous mentionnez un point faible, associez-le, dans la mesure du possible, à une solution ou une évolution positive. Cela montre que le candidat est capable de s’améliorer.
« En début de mission, elle a su s’adapter à notre méthodologie, qu’elle ne pratiquait pas dans son précédent poste. Après une formation interne, elle a pleinement intégré ces processus et est même devenue référente pour les nouveaux membres de l’équipe. »
Choisissez une formule qui laisse la porte ouverte à un échange ultérieur, tout en rappelant votre rigueur.
« Je reste à votre disposition pour toute précision complémentaire. N’hésitez pas à me solliciter si vous souhaitez échanger sur des aspects spécifiques de son expériences. »
Une prise de références mal maîtrisée peut avoir des conséquences graves, tant sur le plan relationnel que juridique. En tant qu’ancien manager, votre réponse engage votre responsabilité personnelle, celle de votre entreprise, et peut influencer durablement la carrière du candidat.
Les phrases comme « Il était compliqué » ou « Elle n’était pas à la hauteur » sont juridiquement dangereuses. En effet, la loi française considère ces propos comme des allégations diffamatoires s’ils ne sont pas étayés par des faits concrets et vérifiables. Un candidat lésé peut engager des poursuites pour atteintes à la réputation, avec des conséquences financières et professionnelles pour vous et votre organisation.
Décrivez un comportement observable, pas un trait de caractère. Au lieu de pointer son « mauvais caractère », expliquer dans quelles situations ces échanges ont pu manquer de clarté, par exemple. Ensuite, associez toujours un point faible à une solution ou une évolution. Cela démontre votre objectivité et évite de dresser un portrait négatif sans nuance.
Une formulation trop subjective peut être interprétée comme une volonté de nuire, même si ce n’est pas votre intention. À l’inverse, une réponse factuelle protège votre crédibilité et celle de votre entreprise.
Le RGPD et le Code du travail encadrent strictement les informations que vous pouvez partager.
Du côté des interdictions absolues, vous ne pouvez donner aucunes informations sur :
Cependant, certains recruteur posent des questions délictueuses, comme : « Avait-il des problèmes personnels qui ont impacté son travail ? ». Il en va de votre devoir d’indiquer que vous ne pouvez pas répondre à cette question, car elle sort du cadre professionnel. En effet, tout manquement peut avoir de lourdes conséquences pour vous (risque de poursuite pour diffamation ou violation du RGPD) ou pour l’entreprise (sanctions financières et atteinte à la marque employeur).
Même si votre collaboration avec le candidat a été difficile, votre réponse doit rester impartiale et professionnelle. Pour cela, appuyez-vous sur des documents objectifs : relisez les évaluations, les comptes-rendus de projet ou les retours d’équipe avant de répondre. Ces éléments vous permettront de formuler un retour factuel et équilibré, sans laisser transparaître d’émotions ou de jugements hâtifs.
Si vous craignez que votre ton oral ne trahisse vos sentiments, optez pour un échange écrit. Cette approche vous offre le temps nécessaire pour relire, ajuster et valider votre réponse, garantissant ainsi une communication claire, juste et professionnelle. C’est aussi un moyen de protéger votre crédibilité et celle de votre entreprise.
La prise de références est bien plus qu’une étape administrative dans un processus de recrutement. C’est une opportunité stratégique pour démontrer votre expertise managériale, renforcer la marque employeur de votre entreprise et contribuer activement à la carrière de vos anciens collaborateurs.
En adoptant une approche structurée, factuelle et bienveillante, vous transformez cette obligation en un outil de crédibilité et de différenciation sur le marché du travail.
Un retour d’expérience clair, équilibré et préparé ne se contente pas de rassurer le recruteur : il valorise votre leadership, protège votre organisation des risques juridiques et positionne votre entreprise comme un acteur responsable et professionnel dans la gestion des talents.
La prochaine fois qu’un recruteur vous contactera, voyez-y une chance de construire un réseau de confiance et de fédérer autour de vos valeurs. Car une prise de références réussie, c’est aussi l’occasion de célébrer les progrès de vos anciens collaborateurs, et de montrer que votre entreprise accompagne ses talents même après leur départ.
Outil d’aide à l’accompagnement et à la décision qui permet d’évaluer le potentiel managérial de la personne évaluée.
Outil d’évaluation développé par CentralTest® qui permet d’évaluer les aptitudes commerciales de la personne évaluée.
Mesure fiable des capacités émotivo-relationnelles d’une personne en évaluant 12 facteurs spécifiques.
Outil psychométrique permettant d’évaluer votre capacité à gérer vos émotions, à vous auto-motiver et à entretenir de bonnes relations avec vos pairs.
Outil d’aide à l’orientation pour les jeunes de 14 à 17 ans qui propose des filières d’études et des métiers en adéquation avec leurs centres d’intérêt et leurs motivations.
NEXTGEN RH Tours
NEXTGEN RH Bayonne
NEXTGEN RH Bourges
NEXTGEN RH Caen
NEXTGEN RH Dijon
NEXTGEN RH Grenoble
NEXTGEN RH La Rochelle
NEXTGEN RH Reims
NEXTGEN RH Nîmes
NEXTGEN RH Rennes
